5 วิธีสร้าง Virtual Conference ผ่าน Zoom ให้มีประสิทธิภาพ

Zoom Conference หรือการประชุมผ่าน Zoom กลายเป็น New Normal สำหรับผู้คนทั่วโลกที่ผ่านสถานการณ์วิกฤตในช่วงแพร่ระบาด มาเกือบ 2 ปี ทำให้นักวางแผนงานหลายๆองค์กร ปรับวิธีการ เรียนรู้ และพัฒนาแนวทางในการสื่อสารผ่านทางไกล จนสามารถบอกได้ว่า วิธีไหนที่ให้ผลเลิศ และสามารถแนะนำผู้ใช้งานทั่วไปไปใช้เป็นบรรทัดฐานได้เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด วันนี้ เรานำ 5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมผ่าน Zoom มาฝากผู้ใช้งานในประเทศไทย :ซึ่งอ้างอิงข้อมูลจาก Class Blog ดังนี้

การวางแผนและการเตรียมการ : การวางแผนล่วงหน้าและการเตรียมตัวถือเป็นสองปัจจัยที่สำคัญที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องทำงานร่วมกับวิทยากรหรือหน่วยงานภายนอก ที่เราต้องมั่นใจว่าเรามีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในมือ ตั้งแต่ข้อมูลทางการตลาด การนำเสนอ รูปภาพ และอื่นๆ ซึ่งจะต้องมีเวลาที่เพียงพอสำหรับการเตรียมข้อมูลเหล่านั้น และแผนในการประชาสัมพันธ์ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้ทราบ รวมทั้งอัพเดทให้ทันท่วงทีหากมีการเปลี่ยนแปลง

ใช้ประโยชน์จากฟังก์ชั่นที่มีใน Zoom ให้มากที่สุด : ไม่ว่าจะเป็นการจัดประชุมหรือสัมมนาเล็ก-ใหญ่ ก็อย่าให้เกิดความเสียหาย ก่อนรอบจริงควรมีรอบฝึกซ้อม เช็คคิว เช็คภาพและเสียง ปรับมุมมองต่างๆ การแชร์ไฟล์ แชร์สกรีน ต้องสามารถทำได้อย่างราบรื่น เพื่อให้การประชุมนั้นๆ ไม่สะดุด และควรให้ความสำคัญในการเชิญวิทยากรและผู้ร่วมประชุมจากภายนอกได้ซักซ้อมคิวให้พร้อมและลงตัว หากจะทำให้เป็นมืออาชีพก็ควรจะให้มีการลงทะเบียนในการเข้าร่วมประชุม ซึ่งมีตัวเลือกมากมายทั้ง ใน Zoom เอง หรือจะใช้เป็น google form, Jotform ก็สามารถเลือกได้ตามความต้องการ เพื่อให้ทราบจำนวนผู้เข้าร่วมที่แน่นอน และควรเก็บเป็นบันทึกการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงาน ผู้บรรยายหรือวิทยากร และอื่นๆ เพื่อเป็นระเบียนการประชุมที่สามารถมาดูรายละเอียดหรือข้อมูลติดต่อได้ในภายหลัง

ตรวจสอบการอัพเดทแพลตฟอร์มให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ : ควรเปิดระบบเพื่อเช็คฟังก์ชั่นการใช้งานต่างๆ ก่อนเปิดการประชุมจริง ตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้งานได้ครบตามฟังก์ชั่นที่ต้องการในการใช้ในการประชุมหรือไม่ เช่น Breakout Room, Poll หรือการ Live Steaming ไปยัง Social Media เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดภายหลังจากเปิดห้องประชุมแล้ว ซึ่งจะไม่สามารถใช้ฟังก์ชั่นต่างๆได้ หากไม่ได้ตั้งค่าก่อน

ควรจัด Meeting/Webinar แบบเรียลไทม์ : แม้ว่าปัจจุบันเราจะสามารถบันทึกวิดีโอในการนำเสนอหรือบรรยายแบบล่วงหน้าแล้วจัดทำในรูปแบบ Live ได้ แต่จากข้อมูลมีการข้อสังเกตว่า ในการจัดการประชุมแบบทางไกลหากใช้วิดีโอที่มีการบันทึกล่วงหน้า ไม่ได้เป็นการประชุมแบบเรียลไทม์ จะทำให้การมีส่วนร่วมของผู้เข้าประชุมลดลง หรือขาดการมีส่วนร่วมโดยสิ้นเชิง

อย่ามองข้ามการประเมินและติดตามผล : แม้การประชุมหรือการจัดสัมมนาจะสำเร็จและจบลงด้วยดี แต่ควรจะมีการติดตามผลอย่างสร้างสรรค์ เพราะนับเป็นองค์ประกอบที่สำคัญและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการประชุม ทั้งนี้อาจติดตามได้จาก การตอบกลับในการรับส่วนลด หรือโปรโมชั่น ที่ใช้โปรโมทในการประชุม เช่น ส่วนลดผลิตภัณฑ์ที่สามารถนำมาใช้ได้หลังจากจบการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงเท่านั้น เป็นต้น ทั้งนี้อาจสร้างเป็นแคมเปญจ์อีเมล พร้อมกระตุ้นให้เกิดการตัดสินใจในการซื้อภายในเวลาที่กำหนด นอกจากนี้ ยังควรทำแบบประเมินสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการพัฒนาการจัดประชุมในครั้งต่อไป