ภาพรวมและความรู้เกี่ยวกับระบบประชุมทางไกล หรือ Video Conference ในปัจจุบัน
ระบบประชุมทางไกลประเภท Next-Generation ผ่าน Cloud อันดับ 1 ของโลก 4 ปีซ้อน (โดย Gartner) ราคาถูกและดีที่สุดในปัจจุบัน คิดค่าบริการเป็นรูปแบบ subscription รองรับผู้เข้าร่วมประชุม 1000 คน โดย มีบริษัทชั้นนำทั่วโลกกว่า 1 ล้านบริษัทเลือกใช้ มีsolution รองรับการประชุมผ่านทาง PC มือถือรวมถึง Solution ห้องประชุมขนาดเล็ก กลางและใหญ๋
Software ระบบประชุมทางไกลแบบ On-premise โดยสามารถติดตั้งบน server หรือ Cloud ได้ เหมาะสำหรับองค์กรที่เน้นเรื่องความปลอดภัยสูงสุด (security) และองค์กรที่มี IT ดูแลประจำ โดยคิดค่าใช้จ่ายเป็น One-time
อุปกรณ์ห้องประชุมทางไกลแบบ Next-Generation ในรูปแบบ USB ที่ไม่ผูกติดกับระบบประชุมใดๆ รองรับการใช้งานกับ Software conference ทุกยี่ห้อ ตั้งแต่ห้องประชุมขนาด 5 คน ถึง 50 คน
อ่านเพิ่มเติม >
Video Conference คืออะไร
VDO CONFERENCE หรือ การประชุมทางไกลผ่านทางจอภาพ
คือการประชุมที่ผู้ร่วมประชุมซึ่งอยู่ต่างสถานที่กันสามารถทำการประชุมร่วมกันได้โดยให้ความรู้สึกเหมือนกับนั่งประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นภาพหรือเสียงโดยผ่านระบบการสื่อสารโทรคมนาคมในรูปแบบต่างๆเป็นตัวเชื่อมเช่น เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิทัลหรือไอเอสดีเอ็น (Integrated Services Digital Network, ISDN), เครือข่าย Over Internet Protocol (IP) หรือที่เรียกว่า (IP Network),เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรหรือแลน (Local Area Network, LAN) และปัจจุบันเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะได้รับความนิยมมาก เนื่องจากคุณภาพของโครงข่ายและ technology ได้พัฒนาไปมากในราคาที่ประหยัดกว่าเดิมหลายเท่า
ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับระบบ Video Conference
1) ระบบ ‘Video Conference มืออาชีพ’ vs ‘Video Conference ประยุกษ์ใช้’
หลายคนเข้าใจว่าระบบประชุมทางไกลคือระบบที่ทุกคนแค่เห็นหน้ากันและฟังเสียงซึ่งกันและกันอย่างเช่น line ก็ใช้งานได้หรือ google Hangout ที่ไม่มีค่าใช้จ่ายก็สามาถใช้งานได้ จริงอยู่ถ้ามีการประชุมแค่ 3-5 คน ก็คงจะสามารถใช้งานได้ในระดับหนึ่ง แต่ถ้าเราลองใช้ line ประชุม ซัก 15 คนและลองสังเกตุดูว่าจะเกิดอะไรขึ้น ห้องประชุมของคุณก็คงจะวุ่นวายน่าดูเพราะเสียงทั้งหมดที่เป็นเสียงคนและที่ไม่ใช่เสียงคนจะเข้าไปใน microphone เช่นเสียงกด keyboard หรือเสียงรถยนต์วิ่งผ่านเป็นต้น ทำให้ทุกคนได้ยินเสียงเหมือนกันจนแทบจะฟังอะไรไม่ได้ หรือถ้าคุณอยากจะเชิญใครบางคนออกจากห้องประชุมหรือ ปิดหรือ mute เสียงเพื่อไม่ให้ใครบางคนได้ยิน คุณจะทำยังไง หรือคุณจะควบคุมสิ่งเหล่านี้ได้ยังไง
ระบบประชุม conference ที่ดีต้องสามารถควบคุมเรื่องดังกล่าวได้ โดย microphone ต้องสามารถกรองเฉพาะเสียงคนที่ประชุมไดยตัดเสียงกด keyboard หรือเสียงรถยนต์วิ่งผ่านหรือเสียงอื่นๆที่ไม่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการสนทนาออกไปได้
หลายคนมีความเข้าใจว่า การประชุมทางไกลนั้น สามารถนำกล้องทั่วไปอะไรก็ได้มาประยุกษ์ใช้แทนกล้องที่ออกแบบเฉพาะสำหรับการประชุมทางไกล เช่น กล้อง GoPro หรือ webcam ราคาถูกเป็นต้น โดยต้องใช้คนคอยควบคุมทิศทางของกล้องตลอดเวลาในการซูมหน้าคนพูด หรือหันกล้องตามคนพูดที่เดินไปเขียนหน้ากระดาน ซึ่งถ้าประชุมนานๆทีก็ไม่น่าเป็นปัญหาแต่ถ้าต้องประชุมกันบ่อย ๆ เรื่องนี้จะกลายเป็นเรื่องที่ทำให้เกิดการใช้งานที่ยากลำบากพอสมควร
ระบบกล้องที่ออกแบบมาสำหรับ conference มีสมองกลหรือ AI (Aritificial Intelligence) ในตัวเองเช่นความสามารถที่จะนับจำนวนคนที่เข้าประชุม ตรวจสอบดูใบหน้าของผู้เข้าร่วมประชุม ซูมไปยังคนพูดได้ (speaker tracking) หรือปรับภาพให้มองเห็นคนทั้งห้องได้อัตโนมัติ (group framing) เมื่อมีการเดินไปที่กระดาน หรือแม้แต่ระบบปรับแต่งหน้าตาของคนที่เข้าประชุมอัตโนมัติ (touch up) ให้เราดูดีกว่าเดิมถึง 30%
คำถามคือเราต้องการลงทุนกับระบบ video conference และใช้นานๆทีหรือใช้ทุกวัน ถ้านานใช้ที เช่น 3 เดือนครั้งก็อย่าไปคิดอะไรมาก เพราะบางทีการไปเช่าห้องประชุมมางไกลนอกสถานที่อาจจะคุ้มกว่า แต่ถ้าท่านมีความตั้งใจที่จะใช้บ่อยๆเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การทุนครั้งนี้กับระบบมืออาชีพก็จะคืนทุนโดยเร็วและคุ้มค่ามาก
2) ระบบ ‘Video Conference’ vs ‘Video Conference & Collaboration’
ระบบ video conference generation แรกจะเน้นการแสดงภาพและระบบเสียงที่คมชัดอย่างเดียวซึ่งจะแตกต่างระบบ video conference แบบใหม่ที่มี function การทำงานร่วมกันที่เรียกว่า collaboration ซึ่งสามารถมาทดแทนการเข้ามาเจอกันที่ออฟฟิศได้ 100% โดยมี features เช่น share screen, Annotation ร่วมกันเขียนที่หน้าจอ, remote control ร่วมกันแก้ที่ file powerpoint หรือ excel เดียวกัน หรือระบบ Cloud recording เพื่อแชร์ video การประชุมให้คนที่ไม่ได้เข้าร่วม
ระบบ Video Conference แบบอดีตจะเน้นเฉพาะแค่การประชุมนานๆครั้ง แต่ระบบ Video Conference & Collaboration จะให้มากกว่าแค่การประชุม โดยองค์กรสามารถนำระบบไปใช้ได้ดังนี้
1) ระบบประชุมทางไกล
2) ใช้สำหรับการเรียนการสอนหรือ Training
3) ใช้สำหรับทำงานโครงการ
4) ใช้แทนการสัมมนา
5) ใช้ในการประกาศเปิดตัวสินค้า
6) ใช้ในการบริการลูกค้่า
7) ใช้ในการสัมภาษงาน
8) ใช้ในการทำ survey, polling หรือทำแบบทดสอบ
3) ระบบ ‘Legacy Video Conference’ vs ‘Modern Video Conference’
เนื่องจากระบบประชุมทางไกลมีการพัฒนาไปรวดเร็วมากจึงสามารถสมมุติฐานได้ว่าสินค้าที่องค์กรได้ซื้อไปเมื่อ 2-3 ปีที่แล้วและปัจจุบันก็ยังคงใช้งานอยู่นั้น ได้ถือว่าล้าสมัยไปแล้วเหมือนช่วงยุคกล้อง digital ที่มาทดแทนการกล้องที่ใช้ฟิล์ม นั้นก็หมายความว่าไม่ว่าคุณจะ Upgrade ยังไง และจะเสียเงินอีกมากเท่าไร่ คุณก็ยังไม่าสามารถนำกล้องระบบเก่าไปแข่งกับระบบใหม่ได้ในเรื่องประสิทธิภาพและราคา ระบบประชุมทางไกลก็เช่นกัน โดยหลักข้อแตกต่างระหว่างระบบ Legacy และ Modern จะเห็นได้ชัดอยู่ 3 เรื่องคือ
1) Legacy จะมีราคาสูงกว่า Modern มากถึง 3 เท่า
2) Legacy จะมี Server ตั้งเองที่องค์กรของตัวเองที่เรียกว่า On-premise แต่ Modern จะอยู่บน Cloud หรือ Hybrid Cloud โดยหลายองค์ให้ความสำคัญในด้านความปลอดภัยมากไปจนต้องแลกกับราคาและประสิทธิภาพของ Cloud ซึ่งแท้จริงแล้วยังมี Solution ที่ตอบโจทย์ด้านความปลอดภัยเช่น Hybrid Cloud ที่ข้อมูลเสียงและภาพจะถูกเก็บที่ Server ของตัวเองแต่ยังใช้ความสามารถพิเศษอื่นอีกมากมายผ่าน Cloud
3) Legacy จะไม่มีสมองกล AI (artificial Intelligence) ที่คิดเองประมวลผลเองได้ที่ตัวอุปกรณืภาพและเสียงแต่ Modern จะมี AI อยู่ที่อุปกรณ์ทุกตัว ซึ่งจะมีความฉลาดในการรับมือกับการประชุมทางไกลได้อย่างสมบูรณ์แบบ
ปัจจัย 9 ข้อที่ผู้ใช้ต้องคำนึงถึงในการเลือก ระบบ Video Conference & Collaboration
เนื่องจากระบบ Video Conference ที่มีอยู่ในตลาดส่วนใหญ่จะเน้นที่ประชุมแบบเห็นหน้าอย่างเดียว เน้นเรื่องการแลกเปลี่ยน conversation และเห็นหน้ากัน แต่ยังขาด function การทำงานร่วมกัน ดังนั้น ระบบดังกล่าวจึงยังไม่สามารถแทนการทำงานได้ 100% ซึ่งจะแตกต่างจากระบบ video conference generation ใหม่อย่างสิ้นเชิง ดังนั้น ปัจจัยในการเลือกระบบ video conference แบบเน้นเห็นอย่างเดียวจะเน้นแค่เรื่องความคมชัดด้านเสียงและภาพเท่านั้น อีกทั้งระบบ video conference โดยทั่วไปมักเน้นเรื่องการประชุมกันแค่ภายในองค์เท่านั้น โดยไม่สามารถให้บุคคลภายนอกสามารถเข้าร่วมประชุมได้ จึงยังไม่มี function ด้านความมั่นคงปลอดภัย หรือควบคุมการประชุมโดยเฉพาะ การประชุมแบบ one-to-many หรือ many-to-many. อีกเรื่องที่มีความสำคัญก็คือระบบประชุมแบบเก่าไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานกับ internet ที่ค่อนข้างแปรผันในเรื่องของคุณภาพ
ดังนั้นจึงเป็นสาเหตุให้ระบบดังกล่างมีปัญหากับการใช้งานกับ internet ทำให้ประสบการณ์ในการประชุมค่อนข้างแย่ อีกทั้งพนักงาน IT เองก็ไม่มีเครื่องมือหรือเครือข่าย network ที่ทันสมัยพอ (MPLS) ที่ไม่สามารถมองเห็นการทำงานของ application ได้ จึงทำให้ไม่สามารถควบคุณภาพระบบ video conference ได้เลย ทำให้ผู้ใช้งานหงุดหงิดและประสบการณ์การใช้งานไม่ดี จนสุดท้ายต้องแรกกับการลงทุนด้านเรื่องระบบ network แทนโดยการเพิ่ม bandwidth หรือเปลี่ยนไปใช้ internet ราคาแพง
สนใจข้อมูลเกี่ยวกับ ZOOM
ระบบที่ตอบโจทย์ทุกอย่างสำหรับระบบประชุมทางไกลแบบ Video Conference & Collaboration ที่รองรับ
one-to-one, one-to-many และ many-to-many แบบครบวงจร
สามารถกดที่ link ข้างล่างนี้
