Home | zoom |

VDO CONFERENCE หรือ การประชุมทางไกลผ่านทางจอภาพ คือการประชุมที่ผู้ร่วมประชุมซึ่งอยู่ต่างสถานที่กันสามารถทำการประชุมร่วมกันได้โดยให้ความรู้สึกเหมือนกับนั่งประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นภาพหรือเสียงโดยผ่านระบบการสื่อสารโทรคมนาคมในรูปแบบต่างๆเป็นตัวเชื่อมเช่น เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิทัลหรือไอเอสดีเอ็น (Integrated Services Digital Network, ISDN), เครือข่าย Over Internet Protocol (IP) หรือที่เรียกว่า (IP Network),เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรหรือแลน (Local Area Network, LAN) และปัจจุบันเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะได้รับความนิยมมาก เนื่องจากคุณภาพของโครงข่ายและ technology ได้พัฒนาไปมากในราคาที่ประหยัดกว่าเดิมหลายเท่า

1) ระบบ ‘Video Conference มืออาชีพ’ vs ‘Video Conference ประยุกษ์ใช้’

หลายคนเข้าใจว่าระบบประชุมทางไกลคือระบบที่ทุกคนแค่เห็นหน้ากันและฟังเสียงซึ่งกันและกันอย่างเช่น line ก็ใช้งานได้หรือ google Hangout ที่ไม่มีค่าใช้จ่ายก็สามาถใช้งานได้ จริงอยู่ถ้ามีการประชุมแค่ 3-5 คน ก็คงจะสามารถใช้งานได้ในระดับหนึ่ง แต่ถ้าเราลองใช้ line ประชุม ซัก 15 คนและลองสังเกตุดูว่าจะเกิดอะไรขึ้น ห้องประชุมของคุณก็คงจะวุ่นวายน่าดูเพราะเสียงทั้งหมดที่เป็นเสียงคนและที่ไม่ใช่เสียงคนจะเข้าไปใน microphone เช่นเสียงกด keyboard หรือเสียงรถยนต์วิ่งผ่านเป็นต้น ทำให้ทุกคนได้ยินเสียงเหมือนกันจนแทบจะฟังอะไรไม่ได้ หรือถ้าคุณอยากจะเชิญใครบางคนออกจากห้องประชุมหรือ ปิดหรือ mute เสียงเพื่อไม่ให้ใครบางคนได้ยิน คุณจะทำยังไง หรือคุณจะควบคุมสิ่งเหล่านี้ได้ยังไง

ระบบประชุม conference ที่ดีต้องสามารถควบคุมเรื่องดังกล่าวได้ โดย microphone ต้องสามารถกรองเฉพาะเสียงคนที่ประชุมไดยตัดเสียงกด keyboard หรือเสียงรถยนต์วิ่งผ่านหรือเสียงอื่นๆที่ไม่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการสนทนาออกไปได้

หลายคนมีความเข้าใจว่า การประชุมทางไกลนั้น สามารถนำกล้องทั่วไปอะไรก็ได้มาประยุกษ์ใช้แทนกล้องที่ออกแบบเฉพาะสำหรับการประชุมทางไกล เช่น กล้อง GoPro หรือ webcam ราคาถูกเป็นต้น โดยต้องใช้คนคอยควบคุมทิศทางของกล้องตลอดเวลาในการซูมหน้าคนพูด หรือหันกล้องตามคนพูดที่เดินไปเขียนหน้ากระดาน ซึ่งถ้าประชุมนานๆทีก็ไม่น่าเป็นปัญหาแต่ถ้าต้องประชุมกันบ่อย ๆ เรื่องนี้จะกลายเป็นเรื่องที่ทำให้เกิดการใช้งานที่ยากลำบากพอสมควร

ระบบกล้องที่ออกแบบมาสำหรับ conference มีสมองกลหรือ AI (Aritificial Intelligence) ในตัวเองเช่นความสามารถที่จะนับจำนวนคนที่เข้าประชุม ตรวจสอบดูใบหน้าของผู้เข้าร่วมประชุม ซูมไปยังคนพูดได้ (speaker tracking) หรือปรับภาพให้มองเห็นคนทั้งห้องได้อัตโนมัติ (group framing) เมื่อมีการเดินไปที่กระดาน หรือแม้แต่ระบบปรับแต่งหน้าตาของคนที่เข้าประชุมอัตโนมัติ (touch up) ให้เราดูดีกว่าเดิมถึง 30%

คำถามคือเราต้องการลงทุนกับระบบ video conference และใช้นานๆทีหรือใช้ทุกวัน ถ้านานใช้ที เช่น 3 เดือนครั้งก็อย่าไปคิดอะไรมาก เพราะบางทีการไปเช่าห้องประชุมมางไกลนอกสถานที่อาจจะคุ้มกว่า แต่ถ้าท่านมีความตั้งใจที่จะใช้บ่อยๆเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การทุนครั้งนี้กับระบบมืออาชีพก็จะคืนทุนโดยเร็วและคุ้มค่ามาก

2) ระบบ ‘Video Conference’ vs ‘Video Conference & Collaboration’ 

ระบบ video conference generation แรกจะเน้นการแสดงภาพและระบบเสียงที่คมชัดอย่างเดียวซึ่งจะแตกต่างระบบ video conference แบบใหม่ที่มี function การทำงานร่วมกันที่เรียกว่า collaboration ซึ่งสามารถมาทดแทนการเข้ามาเจอกันที่ออฟฟิศได้ 100% โดยมี features เช่น share screen, Annotation ร่วมกันเขียนที่หน้าจอ, remote control ร่วมกันแก้ที่ file powerpoint หรือ excel เดียวกัน  หรือระบบ Cloud recording เพื่อแชร์ video การประชุมให้คนที่ไม่ได้เข้าร่วม

ระบบ Video Conference แบบอดีตจะเน้นเฉพาะแค่การประชุมนานๆครั้ง แต่ระบบ Video Conference & Collaboration จะให้มากกว่าแค่การประชุม โดยองค์กรสามารถนำระบบไปใช้ได้ดังนี้
1) ระบบประชุมทางไกล
2) ใช้สำหรับการเรียนการสอนหรือ Training
3) ใช้สำหรับทำงานโครงการ
4) ใช้แทนการสัมมนา
5) ใช้ในการประกาศเปิดตัวสินค้า
6) ใช้ในการบริการลูกค้่า
7) ใช้ในการสัมภาษงาน
8) ใช้ในการทำ survey, polling หรือทำแบบทดสอบ

3) ระบบ ‘Legacy Video Conference’ vs ‘Modern Video Conference’

เนื่องจากระบบประชุมทางไกลมีการพัฒนาไปรวดเร็วมากจึงสามารถสมมุติฐานได้ว่าสินค้าที่องค์กรได้ซื้อไปเมื่อ 2-3 ปีที่แล้วและปัจจุบันก็ยังคงใช้งานอยู่นั้น ได้ถือว่าล้าสมัยไปแล้วเหมือนช่วงยุคกล้อง digital ที่มาทดแทนการกล้องที่ใช้ฟิล์ม นั้นก็หมายความว่าไม่ว่าคุณจะ Upgrade ยังไง และจะเสียเงินอีกมากเท่าไร่ คุณก็ยังไม่าสามารถนำกล้องระบบเก่าไปแข่งกับระบบใหม่ได้ในเรื่องประสิทธิภาพและราคา ระบบประชุมทางไกลก็เช่นกัน โดยหลักข้อแตกต่างระหว่างระบบ Legacy และ Modern จะเห็นได้ชัดอยู่ 3 เรื่องคือ

1) Legacy จะมีราคาสูงกว่า Modern มากถึง 3 เท่า

2) Legacy จะมี Server ตั้งเองที่องค์กรของตัวเองที่เรียกว่า On-premise แต่ Modern จะอยู่บน Cloud หรือ Hybrid Cloud โดยหลายองค์ให้ความสำคัญในด้านความปลอดภัยมากไปจนต้องแลกกับราคาและประสิทธิภาพของ Cloud ซึ่งแท้จริงแล้วยังมี Solution ที่ตอบโจทย์ด้านความปลอดภัยเช่น Hybrid Cloud ที่ข้อมูลเสียงและภาพจะถูกเก็บที่ Server ของตัวเองแต่ยังใช้ความสามารถพิเศษอื่นอีกมากมายผ่าน Cloud

3) Legacy จะไม่มีสมองกล AI (artificial Intelligence) ที่คิดเองประมวลผลเองได้ที่ตัวอุปกรณืภาพและเสียงแต่ Modern จะมี AI อยู่ที่อุปกรณ์ทุกตัว ซึ่งจะมีความฉลาดในการรับมือกับการประชุมทางไกลได้อย่างสมบูรณ์แบบ

เนื่องจากระบบ Video Conference ที่มีอยู่ในตลาดส่วนใหญ่จะเน้นที่ประชุมแบบเห็นหน้าอย่างเดียว เน้นเรื่องการแลกเปลี่ยน conversation และเห็นหน้ากัน แต่ยังขาด function การทำงานร่วมกัน ดังนั้น ระบบดังกล่าวจึงยังไม่สามารถแทนการทำงานได้ 100% ซึ่งจะแตกต่างจากระบบ video conference generation ใหม่อย่างสิ้นเชิง ดังนั้น ปัจจัยในการเลือกระบบ video conference แบบเน้นเห็นอย่างเดียวจะเน้นแค่เรื่องความคมชัดด้านเสียงและภาพเท่านั้น อีกทั้งระบบ video conference โดยทั่วไปมักเน้นเรื่องการประชุมกันแค่ภายในองค์เท่านั้น โดยไม่สามารถให้บุคคลภายนอกสามารถเข้าร่วมประชุมได้ จึงยังไม่มี function ด้านความมั่นคงปลอดภัย หรือควบคุมการประชุมโดยเฉพาะ การประชุมแบบ one-to-many หรือ many-to-many. อีกเรื่องที่มีความสำคัญก็คือระบบประชุมแบบเก่าไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานกับ internet ที่ค่อนข้างแปรผันในเรื่องของคุณภาพ

ดังนั้นจึงเป็นสาเหตุให้ระบบดังกล่างมีปัญหากับการใช้งานกับ internet ทำให้ประสบการณ์ในการประชุมค่อนข้างแย่ อีกทั้งพนักงาน IT เองก็ไม่มีเครื่องมือหรือเครือข่าย network ที่ทันสมัยพอ (MPLS) ที่ไม่สามารถมองเห็นการทำงานของ application ได้ จึงทำให้ไม่สามารถควบคุณภาพระบบ video conference ได้เลย ทำให้ผู้ใช้งานหงุดหงิดและประสบการณ์การใช้งานไม่ดี จนสุดท้ายต้องแรกกับการลงทุนด้านเรื่องระบบ network แทนโดยการเพิ่ม bandwidth หรือเปลี่ยนไปใช้ internet ราคาแพง

ปัจจัยสำคัญในการเลือกระบบ video conference & Collaboration

ที่ระบบ video conference ทั่วไปสามารถรับมือได้

1) ต้องสามารถประชุมได้ทั้งภายในและภายใน (internal & external communication)

ระบบประชุมทางไกลที่ดีสมัยใหม่ต้องรองรับการประชุมทั้งภายนอกและภายใน นั้นก็หมายความว่าคนนอกต้องสามารถ join การประชุมได้โดยง่าย เพียงแค่กดเพียงปุ่มเดียว โดยไม่ลำบากให้ใครมาช่วย setup อย่าลืมว่าถ้าพนักงาน 1 คนต้องสื่อสารการกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานวันละ 10 ประชุม ถ้ามีพนักงาน 100 คน ก็คือ 1000 ประชุมนั้นเองต่อวัน ลองคิดดูว่า ถ้าทุกครั้งที่มีการประชุม และระบบใช้งานยากและต้อง setup ทุกครั้ง ใน 1 วัน บริษัทจะเสียเวลาไปเท่าไหร่หรือทั้ง 1000 การประชุม

2) ต้องมี cloud recording

ถ้าบริษัทบังคับให้พนักงาน 100 คนเก็บ record การประชุมทุกครั้ง ไว้ในเครื่องตัวเองเพื่อเป็นหลักฐานในการประชุมแทนการจดบันทึกการประชุม MOM

1) กรณีต้องจัดเก็บภาพและเสียงทุกครั้ง ใน 1 วันมีการประชุม 5 ชั่งโมง (เฉลี่ยต่อวัน) โดยต้องมีพื้นที่เก็บที่ 2.5 gb ต่อคนต่อวัน หรือ 250 gb ต่อ 100 คนหรือ 5000 gb ต่อเดือน บนพื้นที่ของตัวเอง IT จะต้องเตรียมตัวอย่างไร จะมีเครื่องมืออะไรที่ให้พนักงาน สามารถเก็บ file ดังกล่าวได้

2) ในกรณีที่ไม่ใช้ cloud recording แต่บริษัทต้องให้จัดทำ MOM ทุกการประชุมขึ้นมา ดังนั้น ต่อ 1 ประชุมพนักงานต้องเสียเวลาประมาณ 15 นาที ดังนั้นสำหรับพนักงาน 100 คนทำงาน 20 วัน บริษัทต้องเสียเวลาไปมากกว่า 300,000 นาทีหรือ 5000 ชั่วโมงต่อเดือน ดังนั้นระบบที่มีความสามารถด้าน AI และ Machine learning ในการใช้ Natural Language processing ในการประมวลผลให้เกิด MOM โดยอัตโนมัติจะสามารถช่วยลดเวลาการทำงานไปมหาศาลเลยทีเดียว อีกทั้ง ระบบ cloud recording จะช่วยคนที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าไปฟังย้อนหลังเพื่อทำความเข้าใจได้โดยไม่ต้องลำบากให้คนอื่นไปเสียเวลาเล่าต่อ

3) ต้องมี function ความปลอดภัย

function ความปลอดภัยนี้จะไม่มีความจำเป็น ถ้าเราใช้ระบบเพียงแค่ประชุมกับคนกลุ่มเล็กไม่กี่คน หรือประชุมแค่ภายใน แต่ในทางกลับกัน ถ้าระบบเราต้องใช้ในการการประชุมกับบุคคลภายนอก องค์กร หรือคนแปลกหน้าที่เราไม่เคยรู้จัก หรือประชุมกับคนเป็นร้อยหรือพันคน เราจะมีระบบอะไรเพื่อควบคุมความปลอดภัยดังกล่าวเช่น

• ระบบป้องกันคนแอบบถ่ายหรืออัดเสียง

• ระบบป้องกันให้เฉพาะคนที่อนุญาตเข้ามาประชุมได้ โดยต้องใส่ password ก่อนเข้าห้องประชุมหรืออนุญาตให้คนที่ภายใต้ domain เดียวกันเข้าประชุมได้

• ระบบป้องกันหรืออนุญาตให้บันทึกหน้าจอที่ share

• ความสามารถในการ eject ผู้ร่วมประชุมให้ออกห้องประชุมได้

• ความสามารถในการปิดเสียงหรือปิดกล้องของผู้เข้าร่วมประประชุมและสามารถพูดได้เมื่อ host อนุญาตเท่านั้น

4) ต้องมี virtual background

ทุกระบบโฆษณาถึงคุณภาพของภาพ แต่หลายๆครั้งเราไม่ต้องการที่จะแสดงให้เห็นถึงฉากหลังของเรา อันเนื่องมาจากสถานที่ไม่เหมาะสมเช่น ในร้านกาแฟหรือจากบ้าน หรือโต๊ะประชุมที่รกรุงรังไม่เรียบร้อย อย่าลืมว่าภาพลักษณ์เป็นเรื่องสำคัญ ดังนั้นสถานที่ประชุมบ่งบอกถึงภาพลักษณ์ของเรา ดังนั้นเพื่อให้มีภาพลักษ์ที่ดี Virtual Background ที่เป็น Logo เป็นพื้นหลังของบริษัทจะสามารถสร้างภาพลักษ์ได้อย่างดี

5) ต้องมีระบบ retouch หรือ ปรับหน้าตาให้ดูดีขึ้น

บางครั้งเรายังไม่พร้อมในการประชุมโดยเฉพาะในช่วงเวลาเช้า เพราะเราอาจยังไม่แต่งตัวหรือแต่งหน้า ดังนั้น ระบบ retouch ของ video conference ที่เราใช้จะสามารถช่วยให้เราสามารถดูดีขึ้นได้ 30% เพื่อรักษาภาพลักษณ์และหน้าตาของเราให้ดูดีอยู่เสมอ

6) ต้องมีความสามารถในการรับมือกับ internet ที่ไม่มีความเสถียรภาพ

ระบบ video conference แบบเก่าไม่ได้ออกแบบมาเพื่อมาใช้กับ internet ที่มีความแปรผันในเรื่องของคุณภาพตลอดเวลา ดังนั้น ถ้าองค์กรเลือกใช้ internet ราคาถูกอย่างเช่น FTTX ก็อาจจะเกิดผลกระทบกับคุณภาพของการใช้งานได้ จึงทำให้หลายองค์กรยังคงต้องลงทุนกับ Internet ราคาสูงเป็นต้น ดังนั้นระบบ video conference ที่ดีจึงมีความจำเป็นที่ต้องสามารถรับมือกับความไม่เสถียรภาพของ internet ได้เช่นความสามารถทำงานได้แม้จะมี packet loss หรือ bandwidth ต่ำก็ตามโดยระบบควรสามารถในการปรับคุณภาพจาก Full HD ให้เป็น Standard ได้ในกรณีที่ internet มีปัญหาเพื่อให้สามารถประชุมต่อไปได้โดยไม่ติดขัด

7) ต้องมีความสามารถในการวัดคุณภาพของ internet ของอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมได้

เนื่องจากผู้ใช้งานต้องใช้ ระบบ video conference ผ่าน internet ไม่ว่าจะประชุมผ่าน PC จากบ้านหรือหรือมือถือจากทุกที่ทุกมุมโลก หรือในขณะขับรถ โดยทั่วไป ระบบ video conference จะไม่สามารถบอกเราได้ถึงคุณภาพของ internet ที่เราใช้โดยเฉพาะในเรื่องของ realtime voice และ video ที่ต้องการ internet ที่มีคุณภาพดีเลิศอยู่ตลอด ไม่เหมือนกับ การใช้งานเพื่อ chat หรือ ส่ง mail ดังนั้นระะบบ video conference ต้องให้บริษัทมองเห็นคุณภาพของเครือข่ายที่เราใข้ในงานได้โดยไม่ต้องพึ่ง พนักงาน IT

8) ต้องรองรับ one-to-many meeting หรือ Many-to-Many meeting ได้

ระบบ video conference แบบเก่าจะรองรับแค่ one-to-one meeting ได้แค่นั้น ทำให้ทุกครั้ง พนักงานที่ทำงาน project ต้องสื่อสารกันมากกว่า 1 ครั้ง และหลายๆครั้ง ข้อมูลบางอย่างไม่ได้ถูกถ่ายทอดได้อย่างครบถ้วน ทำให้เกิดความเข้าใจผิด และมีความเสียหายเกิดขึ้นเพราะต้องคอยมาเสียเวลาแก้ปัญหาดังกล่าว ทำให้พนักงานต้องเสียเวลามากในการสื่อสาร ระบบ video conference แบบทุกที่ทุกเวลาและทุกอุปกรณ์จึงมีความสำคัญมาก ในการลดเวลาการทำงานของพนักงานได้ถึง 30% จากการสื่อสารที่ซ้ำซ้อน สำหรับ one-to-many องค์กรสามารถใช้ประโยชน์ได้โดยสามารถใช้ในการ training หรือ town hall หรือ All hand meeting ได้ (ผู้บริหารพบพนักงาน) หรือใช้สำหรับ webinar ในการ launch สินค้า หรือใช้ในการเรียนการสอนได้

9) ต้องมีระบบ share screen & annotation

feature นี้เป็นหัวใจหลักของ collaboration โดยต้องสามารถใช้ function share หน้าจอหรือ presentation ให้ทุกคนเห็นหรือมีส่วนร่วมในการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงรูปภาพหรืองานที่แสดงผลได้ โดยควรต้องรองรับการใช้งานทั้ง 4 os เช่น windows , mac, ios and android

สนใจข้อมูลเกี่ยวกับ ZOOM

ระบบที่ตอบโจทย์ทุกอย่างสำหรับระบบประชุมทางไกลแบบ Video Conference & Collaboration ที่รองรับ

one-to-one, one-to-many และ many-to-many แบบครบวงจร สามารถกดที่ link ข้างล่างนี้