ลดต้นทุนออฟฟิศ เพิ่ม Productivity พนักงาน — ทำได้พร้อมกันจริงหรือ?
อ่าน EP.1: 6 พื้นที่ที่ทุกองค์กรควรมี — Modern Workplace ที่สนับสนุนชาวออฟฟิศได้จริง
CFO บอกว่า "ลดต้นทุนได้ แต่ต้องยอมรับว่า Productivity อาจลดลงบ้าง"
HR บอกว่า "เพิ่ม Productivity ได้ แต่ต้องลงทุนเพิ่ม"
ทั้งสองฝั่งต่างคิดว่านี่เป็น Trade-off ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่องค์กรที่ออกแบบ Workplace อย่างถูกต้องกำลังพิสูจน์ว่าไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนั้น
ต้นทุนออฟฟิศที่แท้จริงไม่ได้อยู่ที่ค่าเช่า
เมื่อพูดถึงการลดต้นทุนออฟฟิศ สิ่งแรกที่นึกถึงคือค่าเช่าพื้นที่ แต่ถ้าดูตัวเลขจริง ๆ ค่าเช่าเป็นแค่ส่วนหนึ่งของต้นทุนทั้งหมด เพราะต้นทุนใหญ่ที่ซ่อนอยู่อาจมีอยู่หลายส่วนด้วยกัน
เวลาที่หายไปกับปัญหา AV
— พนักงาน 100 คนที่เสียเวลา 8 นาทีต่อการประชุมหนึ่งครั้ง เพราะระบบไม่ทำงาน คูณด้วย 2 ครั้งต่อวัน 250 วันทำการ คือกว่า 6,600 ชั่วโมงต่อปีที่หายไปโดยไม่มีใครบันทึก
พื้นที่ที่ใช้ไม่คุ้ม
— ห้องประชุม 12 ที่นั่งที่ถูกจองเพื่อประชุม 2 คนทุกวัน คือพื้นที่ที่จ่ายเงินแพงแต่ใช้ได้ไม่ถึงครึ่งของความสามารถ
IT Support ที่ดูดทรัพยากร
— ทีม IT ที่ต้องวิ่งไปแก้ปัญหาห้องประชุมทุกวัน คือเวลาที่ไม่ได้สร้างมูลค่าให้องค์กรแม้แต่นาทีเดียว
การก่อสร้างที่ไม่ยืดหยุ่น
— ห้องที่ทุบผนังสร้างเพิ่มแล้วย้ายไม่ได้คือการลงทุนที่ล็อกตัวเองไว้กับ Layout เดิมแม้ว่าองค์กรจะเปลี่ยนไปแล้ว
Activity-based Working
— แนวคิดที่ลดต้นทุนและเพิ่ม Productivity พร้อมกัน
Activity-based Working หรือ ABW คือการออกแบบออฟฟิศให้มีพื้นที่หลายแบบที่เหมาะกับงานหลายประเภท แทนที่จะกำหนดให้ทุกคนนั่งที่โต๊ะประจำตลอดเวลา
พนักงานเลือกพื้นที่ตามงานที่ต้องทำในแต่ละช่วง โต๊ะ Open สำหรับงานทั่วไป, พื้นที่ Collaboration สำหรับทำงานกับทีม, Pod ส่วนตัวสำหรับงานที่ต้องการสมาธิหรือโทรศัพท์ และห้องประชุมขนาดต่าง ๆ ตามจำนวนคนจริง
ผลที่ได้คือองค์กรสามารถลดอัตราส่วนโต๊ะต่อพนักงานลง เพราะไม่ใช่ทุกคนต้องการโต๊ะประจำพร้อมกันทุกนาที และยังได้พนักงานที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับงานที่ทำ แทนที่จะนั่งฝืนทำงานในที่ที่ไม่ตอบโจทย์
3 พื้นที่ที่ทำให้ ABW ทำงานได้จริง
พื้นที่ที่ 1 — Acoustic Pod สำหรับงานที่ต้องการสมาธิและความเป็นส่วนตัว
ปัญหาใหญ่ที่สุดของ Open Office ไม่ใช่การขาดโต๊ะ แต่คือการขาดพื้นที่ที่เงียบพอจะโทรศัพท์ ทำ Video Call หรือคิดงานได้โดยไม่ถูกรบกวน
Zound Acoustic Pod จาก 1-To-All แก้ปัญหานี้โดยตรง ติดตั้งใน 45 นาทีโดยไม่ต้องทุบผนัง ลดเสียงได้ 32 dB และที่สำคัญสำหรับ CFO คือนับเป็น Asset ของบริษัท ไม่ใช่ค่าก่อสร้างที่หักไม่ได้ และถ้าองค์กร Relocate ก็ย้าย Pod ไปด้วยได้
สำหรับองค์กรที่กำลัง Downsize พื้นที่สำนักงาน Acoustic Pod คือวิธีที่ทำให้พนักงานยังมีพื้นที่ส่วนตัวแม้พื้นที่รวมจะลดลง
พื้นที่ที่ 2 — Wireless Presentation สำหรับ Collaboration ที่ไม่มีแรงเสียดทาน
ทีมที่ทำงานแบบ ABW ต้องการพื้นที่ Collaboration ที่เริ่มทำงานได้ทันทีโดยไม่เสียเวลากับการหาสาย HDMI หรือติดตั้ง Software
โซลูชัน Wireless Presentation ของ 1-To-All ช่วยให้ทุกคนแชร์หน้าจอได้ภายใน 3 วินาทีจากทุก Device โดยไม่ต้องเชื่อมต่อ Wi-Fi องค์กร หรือติดตั้งอะไรเพิ่ม ทีมเดินเข้ามา เปิดหน้าจอ แชร์ได้เลย และเดินออกไปทำงานต่อโดยไม่มีอะไรค้างไว้
สำหรับลูกค้าภายนอกที่มาประชุม มันหมายความว่าเขาสามารถนำเสนอจากอุปกรณ์ของตัวเองได้ทันทีโดยไม่ต้องขอ Login หรือรอ IT มาช่วย
พื้นที่ที่ 3 — Smart Workplace Integration สำหรับ Visibility ของพื้นที่ทั้งหมด
ABW ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อพนักงานรู้ว่าพื้นที่ไหนว่างและมีอุปกรณ์อะไรบ้างในแต่ละขณะ
Smart Workplace Integration ของ 1-To-All เชื่อม Room Booking System เข้ากับอุปกรณ์จริงในทุกพื้นที่ พนักงานเช็กได้จากมือถือว่า Pod ไหนว่าง ห้องประชุมขนาดไหนพร้อมใช้ และ Display ไหนพร้อมสำหรับ Presentation โดยไม่ต้องเดินไปเช็กเองทีละห้อง
สำหรับ HR และ Facility Manager มีระบบที่ให้ข้อมูลได้ว่า พื้นที่ไหนถูกใช้บ่อยที่สุดและพื้นที่ไหนที่แทบไม่มีใครใช้ ซึ่งช่วยในการตัดสินใจวางผัง Layout และงบประมาณในอนาคตได้ตรงจุดกว่าการเดาจากความรู้สึก
ความคิดสร้างสรรค์เกิดขึ้นเมื่อพื้นที่รองรับได้
มีงานวิจัยที่บอกซ้ำ ๆ ว่าความคิดสร้างสรรค์ไม่ได้เกิดขึ้นตามสั่ง มันเกิดขึ้นเมื่อคนได้อยู่ในสภาพแวดล้อมที่เหมาะกับโหมดที่สมองต้องการในขณะนั้น
บางครั้งคือการนั่งคุยกับทีมในพื้นที่เปิด บางครั้งคือการปิดประตู Pod แล้วนั่งคิดคนเดียวเงียบ ๆ 30 นาที บางครั้งคือการเดินออกไปนั่งที่อื่นในออฟฟิศเพื่อเปลี่ยนบรรยากาศ
ออฟฟิศที่มีแค่โต๊ะและห้องประชุมรองรับได้แค่บางโหมด ออฟฟิศที่ดีรองรับได้ทุกโหมด และนั่นคือสิ่งที่ทำให้พนักงานรู้สึกว่าออฟฟิศช่วยงานของเขา ไม่ใช่ขัดขวาง
ลดต้นทุน ทำได้พร้อมกันจริงหรือ?
การลดต้นทุนออฟฟิศและเพิ่ม Productivity พนักงานไปพร้อมกันทำได้จริง ถ้าการลดต้นทุนนั้นมาจากการใช้พื้นที่อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่จากการตัดทุกอย่างออก
Acoustic Pod ที่นับเป็น Asset แทนค่าก่อสร้าง ระบบ Wireless Presentation ที่ลด Friction ในทุกการประชุม และ Smart Workplace Integration ที่ให้ข้อมูลจริงเพื่อการตัดสินใจที่แม่นยำ คือตัวอย่างของการลงทุนที่ลดต้นทุนระยะยาวและเพิ่ม Productivity ไปพร้อมกัน
สิ่งที่ต้องเปลี่ยนคือวิธีคิด จาก "จะตัดอะไรได้บ้าง?" เป็น "จะใช้สิ่งที่มีอยู่ให้ได้ประโยชน์สูงสุดยังไง?"
1-TO-ALL คือ Thailand's 4th Telecom Operator ที่ให้บริการองค์กรมากกว่า 4,500 ราย ด้วย Modern Workplace Platform ที่รวม Hybrid Meeting Rooms, Smart Classroom, Smart Auditorium, Smart Display, Acoustic Pods และ Smart Workplace ไว้ใต้ Operator เดียว
สนใจดูข้อมูล หรือติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเรา ได้ที่
📞 Call Center · 1605